สรุปบทที่ 7 ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

            การตัดสินใจของผู้บริหารมีผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ความมั่นคง และการพัฒนาการขององค์การ เนื่องจากผู้บริหารจะต้องตัดสินใจจัดสรรทรัพยากรขององค์การที่มีอยู่อย่างจำกัดเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการใช้งาน ซึ่งเราสามารถแบ่งการตัดสินใจของผู้บริหารภายในองค์การได้เป็น 3 ระดับคือ การตัดสินใจระบบกลยุทธ์ การตัดสินใจระดับยุทธวิธี และการตัดสินใจระดับปฏิบัติการ

           ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือที่เรียกว่า DSS เป็นระบบสารสนเทศที่สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ โดยที่ระบบนี้จะรวบรวมข้อมูลและแบบจำลองในการตัดสินใจที่สำคัญ เราสามารถจำแนกส่วนประกอบของ DSS ออกเป็น 4 ส่วนดังต่อไปนี้

            1.อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับ DSS แบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ อุปกรณ์ประมวลผล อุปกรณ์สื่อสาร และอุปกรณ์แสดงผล

            2.ระบบการทำงาน ซึ่งจะประกอบไปด้วย 3 ส่วน คือ ฐานข้อมูล ฐานแบบจำลอง และระบบชุดคำสั่งของ DSS

            3.ข้อมูลเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกส่วนหนึ่งของ DSS

            4.บุคลากร โดยที่เราสามารถแบ่งบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับ DSS ออกเป็น 2 กลุ่มคือ ผู้ใช้และผู้สนับสนุนระบบ DSS

               เราจะเห็นว่า DSS,GDSS และระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารหรือ EIS ต่างเป็นระบบสารสนเทศที่มิใช่เพียงมีความสามารถในการจัดการข้อมูล เช่น ระบบสารสนเทศสำหรับการปฏิบัติงานประจำวัน แต่จะมีส่วนช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารและการประสานงานของระบบงานภายในองค์การ ซึ่งถือว่าเป็นก้าวใหม่ของการดำเนินงานของธุรกิจในยุคสารสนเทศ

แบบฝึกหัดบทที่7

1.จงอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างการจัดการและการตัดสินใจ

     ตอบ    สำหรับการทำงานภายในองค์กรตามผังองค์กร (Organization Chart)  จะมีการจัดโครงสร้างการบริหารงานแยกเป็นฝ่ายหรือแผนก  และมีผู้จัดการหรือหัวหน้าฝ่าย-แผนก   เป็นผู้มีอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจ  แต่การตัดสินใจนั้นก็จะต้องอยู่ในกรอบตามที่อำนาจหน้าที่ของตนจะทำได้ ซึ่งการตัดสินใจของผู้จัดการอาจเป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับ ตัดสินใจเพื่อการแข่งขัน   ซึ่งต้องอาศัยความรวดเร็วเพื่อให้ทันต่อเหตุการณ์   และไม่ว่าผลของการตัดสินใจนั้นจะเป็นเช่นไร   ผู้จัดการจะต้องรับผิดชอบต่อการตัดสินใจของตนเองเสมอ

2. เราสามารถจำแนกการตัดสินใจภายในองค์การออกเป็นกี่ระดับ  อะไรบ้าง?

     ตอบ      แบ่งออกเป็น 3 ระดับ  คือ

          1. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision Making)   เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ที่จะกำหนดวิสัยทัศน์ กำหนดนโยบาย วางแผนระยะยาวขององค์การให้บรรลุวัตถุประสงค์

          2. การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี (Tactical Decision Making)    เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง เช่น การจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นให้บรรลุวัตถุประสงค์ จัดสรรงบประมาณ กำหนดการผลิต ยุทธวิธีทางการตลาด วางแผนงบประมาณ เป็นต้น

          3.การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการ (Operation Decision Making)  เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับปฏิบัติการเช่น การควบคุมสินค้าคงคลัง การตัดสินใจในกระบวนการในการสั่งซื้อ สามารถกำหนดไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจได้โดยอัตโนมัติ

 3. เราสามารถแบ่งกระบวนการตัดสินใจออกเป็นกี่ขั้นตอน  อะไรบ้าง?

     ตอบ   มี 5 ขั้นตอน

1. ผู้ตัดสินใจรับรู้ถึงโอกาส หรือปัญหาที่เกิดขึ้น

2. ผู้ตัดสินใจรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับปัญหา ศึกษาและวิเคราะห์ปัญหา และกำหนดทางเลือกที่เป็นไปได้ เพื่อการวิเคราะห์ทางเลือกในการตัดสินใจ

3. ผู้ตัดสินใจจะทำการตัดสินใจเลือกทางเลือกที่คิดว่าเหมาะสมกับลักษณะของปัญหาและสถานการณ์ เพื่อนำไปปฏิบัติต่อไป

4. ผู้ตัดสินใจจะดำเนินการ เพื่อนำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติ

5.  ภายหลังการนำผลการตัดสินใจไปดำเนินงาน ต้องทำการติดตามผลของการปฏิบัติ เพื่อตรวจสอบว่าการดำเนินงานมีประสิทธิภาพเพียงใด และต้องปรับปรุงให้สอดคล้องกับสถานการณ์อย่างไร

 4. การตัดสินใจมีกี่ประเภท อะไรบ้าง?

     ตอบ  มี 3 ประเภท ได้แก่

             1.การตัดสินใจแบบโครงสร้าง  (Structured  Decision) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นประจำ จึงมีมาตรฐานในการตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาอยู่แล้ว โดยวิธีการในการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดจะถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เช่น การหาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม

          2.การตัดสินใจแบบไม่เป็นโครงสร้าง (Unstructured  Decision) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาซึ่งมีรูปแบบไม่ชัดเจนหรือมีความซับซ้อน จึงไม่มีแนวทางในการแก้ปัญหาแน่นอน เป็นปัญหาที่ไม่มีการระบุวิธีแก้ไว้อย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง การตัดสินใจกับปัญหาลักษณะนี้ จะไม่มีเครื่องมืออะไรมาช่วย มักเป็นปัญหาของผู้บริหารระดับสูง ต้องใช้สัญชาตญาณ ประสบการณ์ และความรู้ของผู้บริหารในการตัดสินใจ

          3.การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง  (Semistructured  Decision) เป็นการตัดสินใจแบผสมระหว่างแบบโครงสร้างและแบบไม่เป็นโครงสร้าง คือบางส่วนสามารถตัดสินใจแบบโครงสร้างได้ แต่บางส่วนไม่สามารถทำได้ โดยปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างนี้ จะใช้วิธีแก้ปัญหาแบบมาตรฐานและการพิจารณาโดยมนุษย์รวมเข้าไว้ด้วยกัน คือมีลักษณะเป็นกึ่งโครงสร้าง แต่มีความซับซ้อนมากขึ้น ขั้นตอนจึงไม่ชัดเจนว่า จะมีขั้นตอนอย่างไร ปัญหาบางส่วนเขียนเป็นแบบจำลองทางคณิตศาสตร์ได้ แต่ปัญหาบางส่วนไม่สามารถเขียนออกมาในรูปของแบบจำลองได้

5. การตัดสินใจภายใต้ความไม่แน่นอน  และการตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง มีความสัมพันธ์กันอย่างไร?

     ตอบ  กำหนดรูปแบบในการแก้ไขปัญหาได้อย่างชัดเจน และแน่นอน  เพราะส่วนใหญ่มักเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ (Routine) อาจใช้แบบจำลอง (Model) ทางคณิตศาสตร์คำนวณหาผลลัพธ์  ปัญหาประเภทนี้มักจะมีข้อมูลและข่าวสารประกอบการตัดสินใจอย่างครบถ้วน

6.จงอธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ?

     ตอบ  DSS เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน นอกจากนั้น DSS ยังเป็นการประสานการทำงานระหว่างบุคลากรกับเทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์ โดยเป็นการกระทำโต้ตอบกัน เพื่อแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง และอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ใช้ตั้งแต่เริ่มต้นถึงสิ้นสุดขั้นตอนหรืออาจกล่าวได้ว่า DSS เป็นระบบที่โต้ตอบกันโดยใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อหาคำตอบที่ง่าย สะดวก รวดเร็วจากปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน ดังนั้นระบบการสนับสนุนการตัดสินใจ จึงประกอบด้วยชุดเครื่องมือ ข้อมูล ตัวแบบ (Model) และทรัพยากรอื่นๆ ที่ผู้ใช้หรือนักวิเคราะห์นำมาใช้ในการประเมินผลและแก้ไขปัญหา ดังนั้นหลักการของ DSS จึงเป็นการให้เครื่องมือที่จำเป็นแก่ผู้บริหาร ในการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีรูปแบบที่ซับซ้อน แต่มีวิธีการปฏิบัติที่ยืดหยุ่น DSS จึงถูกออกแบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่เพียงแต่การตอบสนองในเรื่องความต้องการของข้อมูลเท่านั้น

7.  DSS มีส่วนประกอบอะไรบ้าง?  จงอธิบายโดยละเอียด

     ตอบ   สามารถจำแนกออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้

1.อุปกรณ์  เป็นส่วนประกอบแรกและเป็นโครงสร้างพื้นฐานของ DSS โดยอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะสามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม ด้วยกันคือ

1.1.    อุปกรณ์ประมวลผล ประกอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งในสมัยเริ่มแรกจะใช้คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ (Mainframe) หรือมินิคอมพิวเตอร์ (Mini Computer) ในสำนักงานเป็นหลักแต่ในปัจจุบันองค์การส่วนมากหันมาใช้ระบบเครือข่ายของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer) แทนเนื่องจากมีราคาถูก มีประสิทธิภาพดี และสะดวกต่อการใช้งาน ตลอดจนผู้ใช้มีความรู้ ความเข้าใจ และทักษะในงานสารสนเทศสูงขึ้น โดยเฉพาะผู้บริหารรุ่นใหม่ที่มีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ สามารถที่จะพัฒนา DSS ขึ้นบน คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลโดยใช้ชุดคำสั่งประเภทฐานข้อมูล และ Spread Sheet ประกอบ

1.2.    อุปกรณ์สื่อสาร ประกอบด้วยระบบสื่อสารต่างๆ เช่น ระบบเครือข่ายเฉพาะพื้นที่ (LAN) ได้ถูกนำเข้ามาประยุกต์ เพื่อทำการสื่อสารข้อมูลและสารสนเทศของ DSS โดยในบางครั้งอาจจะใช้การประชุมโดยอาศัยสื่อวีดีโอ (Video Conference) หรือการประชุมทางไกล (Teleconference)ประกอบ เนื่องจากผู้มีหน้าที่ตัดสินใจอาจอยู่กันคนละพื้นที่

1.3.    อุปกรณ์แสดงผล DSS ที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีอุปกรณ์แสดงผลเช่น จอภาพที่มีความละเอียดสูง เครื่องพิมพ์อย่างดี และอุปกรณ์ประกอบอื่นๆ เพื่อช่วยถ่ายทอดข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจนสร้างความเข้าใจในสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ และช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ

    2.ระบบการทำงาน  มีนักวิชาการหลายท่านให้ความเห็นว่า ระบบการทำงานเป็นส่วนประกอบหลักของ DSS เพราะถือว่าเป็นส่วนประกอบสำคัญในการที่จะทำให้ DSS ทำงานได้ตามวัตถุประสงค์และความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งระบบการทำงานจะประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 3 ส่วนคือ

2.1.    ฐานข้อมูล (Database) DSS จะไม่มีหน้าที่สร้าง ค้นหา หรือปรับปรุงข้อมูลในฐานข้อมูลขององค์การ เนื่องจากระบบข้อมูลขององค์การเป็นระบบขนาดใหญ่มีข้อมูลหลากหลายและเกี่ยวข้องกับข้อมูลหลายประเภท แต่ DSS จะมีฐานข้อมูลของตัวเอง ซึ่งจะมีหน้าที่รวบรวมข้อมูลที่สำคัญจากอดีตถึงปัจจุบันและนำมาจัดเก็บ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกเก็บไว้อย่างสมบูรณ์ ครบถ้วน และแน่นอน เพื่อรอการนำไปประมวลผลประกอบการตัดสินใจ ขณะเดียวกัน DSS อาจจะต่อเชื่อมกับระบบฐานข้อมูลขององค์การ เพื่อดึงข้อมูลสำคัญบางประเภทมาใช้งาน

2.2.    ฐานแบบจำลอง (Model Base) มีหน้าที่รวบรวมแบบจำลองทางคณิตศาสตร์ และแบบจำลองในการวิเคราะห์ปัญหาที่สำคัญ เพื่ออำนวยความสะดวกต่อผู้ใช้ปกติ DSS จะถูกพัฒนาขึ้นมาตามจุดประสงค์เฉพาะอย่าง ดังนั้น DSS จะประกอบด้วยแบบจำลองที่ต่างกันตามวัตถุประสงค์ในการนำไปใช้

2.3.    ระบบชุดคำสั่งของ DSS (DSS Software System) เป็นส่วนประกอบสำคัญที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับฐานข้อมูลและฐานแบบจำลอง โดยระบบชุดคำสั่งของ DSS จะมีหน้าที่จัดการ ควบคุมการพัฒนา จัดเก็บ และเรียกใช้แบบจำลองต่างๆ โดยระบบชุดคำสั่ง ของDSS จะมีหน้าที่จัดการ ควบคุมการพัฒนา จัดเก็บ และเรียกใช้แบบจำลองต่างๆเพื่อนำมาประมวลผลกับข้อมูลขากฐานข้อมูล นอกจากนี้ระบบชุดคำสั่งยังมีหน้าที่ให้ความช่วยเหลือผู้ใช้ในการโต้ตอบกับ DSS โดยที่สามารถแสดงความสัมพันธ์ของส่วนประกอบทั้ง 3 ส่วนคือ

                                          - ผู้ใช้

-    ฐานแบบจำลอง

-     ฐานข้อมูล

   3.ข้อมูล  เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกส่วนของ DSS ไม่ว่า DSS จะประกอบด้วยอุปกรณ์ที่ทันสมัย และได้รับการออกแบบการทำงานให้สอดคล้องกันและเหมาะสมกับการใช้งานมากเพียงใด ถ้าข้อมูลที่นำมาใช้ในการประมวลผลไม่มีคุณภาพเพียงพอแล้วก็จะไม่สามารถช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้ใช้ได้อย่างเหมาะสม ซึ่งยังอาจจะสร้างปัญหา หรือความผิดพลาดในการตัดสินใจขึ้นได้ ข้อมูลที่จะนำมาใช้กับ DSS จะแตกต่างจากข้อมูลในระบบสารสนเทศอื่น โดยที่ข้อมูล DSS ที่เหมาะสม สมควรที่จะมีลักษณะ ดังต่อไปนี้

3.1.      มีปริมาณพอเหมาะแก่การนำไปใช้งาน

3.2.      มีความถูกต้องและทันสมัยในระดับที่เหมาะสมกับความต้องการ

3.3.      สามารถนำมาใช้ได้สะดวก รวดเร็ว และครบถ้วน

3.4.      มีความยืดหยุ่นและสามารถนำมาจัดรูปแบบ เพื่อการวิเคราะห์ได้อย่างเหมาะสม

   4. บุคลากร  เป็นส่วนประกอบที่สำคัญอีกส่วนหนึ่งของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เนื่องจากบุคคลจะเกี่ยวข้องกับ DSS ตั้งแต่ การกำหนดเป้าหมายและความต้องการ การพัฒนา ออกแบบ และการใช้ DSS ซึ่งสามารถแบ่งบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับ DSS ออกเป็น 2 กลุ่มดังนี้

4.1.    ผู้ใช้ (End-user) เป็นผู้ใช้งานโดยตรงของ DSS ได้แก่ ผู้บริหารในระดับต่างๆตลอดจนนักวิเคราะห์และผู้เชี่ยวชาญทางด้านธุรกิจที่ต้องการข้อมูลสำหรับประกอบการตัดสินใจในปัญหาที่เกิดขึ้น

4.2.    ผู้สนับสนุน DSS (DSS Supports) ได้แก่ ผู้ควบคุมดูแลรักษาอุปกรณ์ต่างๆ ผู้พัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ผู้จัดการข้อมูลและที่ปรึกษาเกี่ยวกับระบบ เพื่อให้ DSS มีความสมบูรณ์ และสามารถดำเนินงานอย่างเต็มประสิทธิภาพและตรงตามความต้องการของผู้ใช้ เราจะเห็นว่าหัวใจสำคัญของ DSS ที่ดีจำเป็นที่จะต้องมีบุคลากรที่มีความสามารถเหมาะสมที่สามารถปรับตัวให้เข้ากับระบบ มีความคิดสร้างสรรค์ และสามารถทำงานได้อย่างสอดคล้องกัน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามความต้องการขององค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

8. การพัฒนา DSS มีความเหมือนหรือความแตกต่างจากการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการประเภทอื่นอย่างไร

     ตอบ  1. DSS ให้ความสำคัญกับการนำสารสนเทศไปประกอบการตัดสินใจของผู้ใช้ มิใช่การรวบรวม การหมุนเวียน และการเรียกใช้ข้อมูลในงานประจำวันเหมือนระบบสารสนเทศสำหรับการปฏิบัติการ
          2. DSS ถูกพัฒนาให้สามารถจัดการข้อมูล เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในปัญหากึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง ซึ่งมักจะเป็นปัญหาของผู้จัดการระดับกลางและผู้บริหารระดับสูง ขณะที่ระบบสารสนเทศในสำนักงานจะเกี่ยวข้องกับการทำงานประจำวันของพนักงาน หรือหัวหน้างานระดับต้น
          3. DSS ถูกพัฒนาให้เหมาะสมกับการแก้ปัญหาของผู้ใช้ โดยต้องมีความยืดหยุ่น สมบูรณ์และสะดวกต่อการใช้งาน ซึ่งแตกต่างจากระบบสารสนเทศในการปฏิบัติงานที่เก็บรวบรวม จัดระเบียบ และจัดการสารสนเทศทั่วไปขององค์การ
          4. ปัจจุบัน DSS มีแนวโน้มที่จะถูกพัฒนาขึ้นให้เหมาะสมกับการใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เนื่องจากการขยายตัวของการใช้งานคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในกลุ่มบุคคลระดับต่างๆขององค์การ รวมทั้งบุคลากรในระดับผู้บริหารขององค์การที่มีความสนใจและมีความรู้ในเทคโนโลยีสารสนเทศมากขึ้น
          5. ผู้ใช้มีส่วนสำคัญในการออกแบบและการพัฒนา DSS เนื่องจากปัญหาในการตัดสินใจจะมีลักษณะที่เฉพาะตัว ตลอดจนผู้ใช้แต่ละคนจะเกี่ยวข้องกับปัญหา หรือมีความถนัดในการใช้งานระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ประกอบกับผู้ใช้ส่วนมากจะมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศสูงขึ้น ปัจจุบันการพัฒนา DSS จะนิยมใช้วิธีการทดลองปฏิบัติแบบตอบโต้ (Interactive) หรือการทำต้นแบบ (Prototyping Approach) เพื่อทดลองใช้และพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะเป็นที่พอใจของผู้ใช้

9.ปัจจุบันองค์การสามารถพัฒนา DSS  อย่างไร

     ตอบ  การพัฒนา DSS จะมีความแตกต่างจากการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการประเภทอื่นอย่างไร
     สามารถที่จะช่วยเพิ่มความสามารถ ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงานของกลุ่ม โดยที่กลุ่มจะประหยัดเวลาในการตัดสินใจ ตลอดจนช่วยลดจำนวนครั้งในการะประชุม ซึ่งจะส่งผลให้สมาชิกของกลุ่มสามารถใช้เวลาไปทำกิจกรรมอื่นที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การได้ นอกจากนี้ GDSS ยังช่วยให้ผลการประชุมมีความถูกต้องและความน่าเชื่อถือมากขึ้น

10. จงอธิบายความหมายและประโยชน์ของระบบสนับสนุนการตัดสินใจสำหรับกลุ่ม(GDSS)

     ตอบ  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจสำหรับกลุ่ม หรือที่เรียกว่า GDSS เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจของกลุ่ม GDSS สำหรับกลุ่มประกอบด้วยอุปกรณ์ ตั้งแต่ ระบบคอมพิวเตอร์ ห้องประชุม ตลอดจนเครื่องอำนวยความสะดวกในการสื่อสาร เพื่อให้การประสานงานภายในกลุ่มมีประสิทธิภาพ โดยที่อุปกรณ์แต่ล่ะประเภทจะถูกออกแบบและดับแปลงให้เหมาะสมกับการใช้งาน นอกจากนี้ GDSS ต้องมีส่วนประกอบสำคัญ คือ ชุดคำสั่งพิเศษที่ช่วยกำหนดขอบเขต ประเมินทางเลือกของปัญหา และประสานงานให้สมาชิกสามารถตัดสินใจในปัญหาร่วมกัน หรือที่เรียกว่า ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม
    ประโยชน์
      1.ช่วยในการเตรียมความพร้อมในการประชุม
      2.มีการจัดเตรียมข้อมูลและสารสนเทศที่เหมาะสมในการประชุม
      3.สร้างบรรยากาศในการร่วมมือกันระหว่างสมาชิก
      4.สนับสนุนการมีส่วนร่วมและกระตุ้นการแสดงความคิดเห็นของสมาชิก
      5.มีการจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังของปัญหา
      6.ช่วยให้การประชุมบรรลุผลในระยะเวลาที่สมควร
      7.มีหลักฐานการประชุมแน่ชัด

 

 

 

สรุปบทที่ 8  ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

           การดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนและมีความรุนแรงในการแข่งขัน ทำให้ผู้บริหารต้องสามารถตัดสินใจอย่างรวดเร็ว จึงต้องอาศัยสารสนเทศที่เหมาะสมดังที่มีผู้กล่าวว่า สารสนเทศคืออำนาจ ทุกองค์กรจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ แต่บุคลากรบางกลุ่มในองค์การจะต้องมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะ เช่น ผู้บริหารจะมีความแตกต่างจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่นที่ต้องการข้อมูลที่ชัดเจน ง่ายต่อการตัดสินใจ ไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีก ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร หรือ EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารให้มีความต้องการข้อมูลที่มีความแตกต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การ โดยเฉพาะลักษณะงานของผู้บริหารในปัจจุบันที่มีความสำคัญกับองค์การ และมีระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหาเมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้น ซึ่งมีผลกระทบต่อองค์การ

            ปัจจุบันมีผู้เข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะบุคคลที่เข้ารับการสัมมนาระยะสั้น หรือผู้ที่รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไม่สมบูรณ์ โดยคิดว่าระบบสารสนเทศเป็นแก้วสารพัดนึกที่ผู้ใช้สามารถเรียกใช้ข้อมูลทุกประเภทโดยเฉพาะ EIS ประการสำคัญเนื่องจากผู้บริหารระดับสูงในหลายองค์การยังมีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งทำให้เกิดความคาดหวังที่คลาดเคลื่อนจากความสามารถของระบบสารสนเทศ ซึ่งจะมีผลต่อความประทับใจ ความเชื่อมั่น และการสนับสนุนต่อการพัฒนาระบบในอนาคต

                                                                 

แบบฝึกหัดบทที่8

1.  เหตุใดการตัดสินใจของผู้บริหารจึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์การ?

   ตอบ     เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าผู้บริหาร (Executive) เป็นบุคคลหรือคณะบุคคลที่มีความสำคัญต่อการดำรงอยู่และอนาคตขององค์การ เนื่องจากผู้บริหารมีหน้าที่และความรับผิดชอบต่อการกำหนดทิศทางในอนาคตขององค์การผ่านการตัดสินใจในปัญหาหรือโอกาสสำคัญทางธุรกิจซึ่งการตัดสินใจของผู้บริหารโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง (Top Executive)จะมีผลไม่เพียงต่อการดำเนินงานในระยะสั้น แต้ครอบคลุมถึงความอยู่รอด ความมั่นคง และความเจริญเติบโตขององค์การ นอกจากนี้การตัดสินใจของผู้บริหารจะมีคุณลักษณะที่แตกต่างจากการตัดสินใจของบุคลากรอื่นขององค์การ ไม่ว่าผู้จัดการระดับกลาง หัวหน้างาน ตลอดจนพนักงานระดับปฏิบัติการ เพราะผู้บริหารระดับสูงจะต้องปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจที่มีความซับซ้อน หลากหลายและท้าทาย

2. สารสนเทศสำหรับผู้บริหารมีคุณลักษณะสำคัญที่แตกต่างจากสารสนเทศสำหรับบุคคลอื่นในองค์การอย่างไร?

     ตอบ  ผู้บริหารแต่ละคนจะมีสัดส่วนการตัดสินใจในแต่ละลักษณะแตกต่างกันตามงานของตน หรือสถานการณ์ของธุรกิจ แต่ลักษณะร่วมในการตัดสินใจของผู้บริหารที่เหมือนกันคือ ผู้บริหารที่มีศักยภาพภาพต้องสามารถตัดสินใจในปัญหาหรือวิกฤตการณ์ขององค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถนำองค์การฝ่าวิกฤตและดำเนินไปสู่จุดม่งหมายที่ต้องการอย่างราบรื่น

3. ปกติผู้บริหารได้รับข้อมูลในการตัดสินใจจากแหล่งใดบ้าง ตลอดจนข้อมูลจากแต่ละแหล่งมีความสำคัญต่อการตัดสินใจของผู้บริหารอย่าง?

     ตอบ  1.ข้อมูลที่ได้จากกระบวนการดำเนินงาน (Transaction Processing Data) เป็นข้อมูลที่แสดงผลการปฏิบัติงานขององค์การ หน่วยงาน หรือระบบที่สนใจ ข้อมูลจากการดำเนินงานช่วยสร้างความเข้าใจและสะท้อนปัญหาที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานที่ผ่านในอดีต โดยข้อมูลที่ได้จะเป็นประโยชน์ต่อการตรวจสอบ การควบคุม และการแก้ปัญหาการดำเนินงานโดยทั่วไป ตลอดจนสามารถนำมาประกอบการวางแผนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

              2.ข้อมูลจากภายในองค์การ (Internal Data) เป็นข้อมูลที่จัดทำขึ้นภายในองค์การ เพื่อแสดงให้เห็นถึงเป้าหมายหรือผลการดำเนินงานของกิจกรรม และ/หรือโครงการในด้านต่าง ๆ ขององค์การได้แก่ งบประมาณ แผนรายจ่าย การคาดการณ์ยอดขายและรายได้ และแผนทางการเงิน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลส่วนใหญ่จะครอบคลุมช่วงเวลาตั้งแต่ 6 เดือนจนถึงหลายปี โดยข้อมูลจะแสดงอดีต ปัจจุบัน และทิศทางในอนาคตขององค์การ เพื่อกำหนดแนวทางและจัดส่วนผสมของทรัพยากรในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

                3.ข้อมูลจากภายนอกองค์การ (External Data) ปัจจัยภายนอกมีผลกระทบต่อองค์การโดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่การเปลี่ยนแปลงปัจจัยทางเศรษฐกิจ การเมือง สังคม แลวิทยาการในประเทศหนึ่งจะมีเกี่ยวเนื่องไปทั่วโลก ผู้บริหารระดับสูงมักใช้ข้อมูลที่มาจากแหล่งภายนอกมาประกอบในการตัดสินใจของผู้บริหารในด้านต่าง ๆ เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า หรือการตัดสินใจที่จะดำเนินธุรกิจหรือล้มเลิก เป็นต้น

4. จงอธิบายความสำพันธ์ระหว่างผู้บริหารกับเทคโนโลยีสารสนเทศ  ที่มีต่อศักยภาพในการแข่งขันในองค์การในยุคปัจจุบัน

     ตอบ   ความรวดเร็วในการเข้าถึงและแพร่กระจายข้อมูลข่าวสารจากที่หนึ่งไปยังอีที่หนึ่งตลอดจนการกระจายโอกาสในการเข้าถึงข้อมูลขอคนหมู่มาก ส่งผลให้ผู้บริการองค์การทั้งภาครัฐบาลและภาคธุรกิจต้องสามารถทำการตัดสินใจทางเลือกของการแก้ปัญหาและโอกาสอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้การดำเนินงานและปัญหาทางธุรกิจที่ซับซ้อนให้มีความชัดเจนและเป็นรูปธรรมซึ่งจะช่วยลดความไม่แน่นอนและความผิดพลาดในการตัดสินใจลง แต่ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับเทคโนโลยีสารสนเทศยังมิได้เป็นความสัมพันธ์เชิงบวกทั้งด้านความเข้าใจ ทักษะ และทัศนคติที่มีต่อเทคโนโลยีสารสนเทศเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อการส่งเสริมการนำระบบสารสนเทศมาช่วยงานทางธุรกิจด้วย

5. จงแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับแนวทางการสร้างความเข้าใจและส่งเสริมทักษะทางสารสนเทศให้แก่ผู้บริหารระดับสูง

     ตอบ  จากการศึกษาทำให้เราสามารถกล่าวได้ว่า ผู้บริหารระดับสูงในประเทศสหรัฐอเมริกามีความรู้และนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ในการทำงานมากขึ้น แต่ภาพรวมของความเข้าใจและการใช้งานของระบบสารสนเทศของผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงในประเทศไทยยังมิได้พัฒนาทักษะทางสารสนเทศสู่ระดับที่ต้องการ และความเข้าใจอย่างแท้จริงในศักยภาพของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินธุรกิจ ดังนั้นผู้บริหารรุ่นใหม่ที่เติบโตขึ้นในช่วงเวลาของการตื่นตัวด้านคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศควรมีความเข้าใจและทักษะมากขึ้น โดยเฉพาผู้ที่เติบโตในยุคของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ในทางปฏิบัติผู้บริหารไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศ แต่ผู้บริหารต้องเข้าใจถึงประโยชน์ของการนำสารสนเทศมาส่งเสริมศักยภาพในการดำเนินงานขององค์การ ซึ่งจะส่งผลให้องค์การสามารถดำเนินงานโดยไม่เสียเปรียบคู่แข่งขันนอกจากนี้การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานของธุรกิจต้องได้รับความสำคัญและการสนับสนุนจากผู้บริหาร มิเช่นนั้นพัฒนาการของระบบสารสนเทศจะไม่สามารถเกิดขึ้นในทิศทางที่เหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การได้

6. จงอธิบายความหมายและคุณลักษณะเฉพาะของ EIS

     ตอบ

ลักษณะ	รายละเอียด
ระดับการใช้งาน	มีการใช้งานบ่อย
ความยืดหยุ่น	สูง จะต้องสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
การใช้งาน	ใช้ในงานตรวจสอบ ควบคุม
การสนับสนุนการตัดสินใจ	ผู้บริหารระดับสูงไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน
การสนับสนุนข้อมูล	ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
ผลลัพธ์ที่แสดง	ตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
การใช้งานภาพกราฟฟิก	สูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่างๆ
ความเร็วในการตอบสนอง	จะต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว ทันทีทันใด

ตารางแสดงลักษณะเฉพาะของระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง

7. จงอธิบายความสัมพันธ์ระหว่าง EIS, DSS และ MIS

      ตอบ   EIS และ DSS ต่างถูกพัฒนาขึ้น เพื่อจัดการกับข้อมูลให้อยู่ในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ แต่ทั้งสองระบบจะมีความแตกต่างกันในระดับของการใช้งาน การนำเสนอข้อมูล และความยากง่ายในการใช้ โดยที่เราสามารถกล่าวได้ว่า EIS เป็น DSS ที่ถูกพัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านสารสนเทศในการตัดสินใจแก้ปัญหา และการดำเนินงานของผู้บริหารที่ไม่ต้องการข้อมูลที่ละเอียดและมีความถูกต้องสมบูรณ์ แต่สร้างความเข้าใจและให้ภาพรวมของระบบหรือปัญหาที่ผู้บริหารสนใจ โดย EIS อาจได้รับการออกแบบและพัฒนาจากฐานของ DSS เพื่อให้ผู้บริหารสามารถเรียนรู้ ทำความเข้าใจ และใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนคณะที่ปรึกษาและผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องใน DSS ถ้าผู้บริหารเกิดความต้องการข้อมูลมากกว่าที่ EIS ถูกพัฒนาขึ้น

8. คุณสมบัติสำคัญของ EIS   มีอะไรบ้าง?

      ตอบ  1. สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Plannig Support ) ผู้บริหารระดับสูงส่วนใหญ่มักจะให้ความสำคัญต่อการวางแผนกลยุทธ์ขององค์การ ดังนั้นผู้พัฒนา EIS สมควรจะมีความรู้ในเรื่องกลยุทธ์ธุรกิจ (Business Strategy ) และปัจจัยสำคัญในการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Factors) เพื่อให้สามารถประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการกำหนดแผนทางกลยุทธ์ที่สมบูรณ์

2. เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ ( External Environment Focus ) ปกติสิ่งที่ผู้บริหารต้องการจากระบบสารสนเทศคือ การที่จะสามารถเรียกสารสนเทศที่ต้องการและจำเป็นต่อการตัดสินใจออกมาจากฐานข้อมูลขององค์การได้อย่างรวดเร็วโดยเฉพาะข้อมูลและข่าวสารที่เกิดขึ้นกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การเป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการประกอบการตัดสินใจ โดยส่วนมาก EIS จะถูกออกแบบให้สามารถเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลที่มาจากภายนอกองค์การ เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่สำคัญที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร

3.มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง (Broad- based Computing Capabilities ) การตัดสินใจของผู้บริหารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่มีโครงสร้างไม่แน่นอนและขาดความชัดเจน โดยส่วนใหญ่จะมองถึงภาพโดยรวมของระบบแบบกว้างๆ ไม่ลงลึกในรายละเอียด ดังนั้นการคำนวณที่ผู้บริหารต้องการจึงเป็นลักษณะง่าย ๆ ชัดเจน เป็นรูปธรรม และไม่ซับซ้อนมาก เช่น การเรียกข้อมูลกลับดู การใช้กราฟ การใช้แบบจำลองแสดงภาพเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เป็นต้น

4.ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน (Exceptional Ease of Learning and Use ) เนื่องจากผู้บริหารจะมีกิจกรรมที่หลากหลายทั้งภายในและภายนอกองค์การ ผู้บริหารจึงมีเวลาในการตัดสินใจในแต่ละงานน้อยหรือกล่าวได้ว่าเวลาของผู้บริหารมีค่ามาก ดังนั้นการพัฒนา EIS ควรที่จะเลือกรูปแบบการแสดงผล หรือการตอบโต้กับผู้ใช้ในแนวทางที่ง่ายต่อการใช้งานในเวลาที่สั้น เช่น ตารางแสดงผล กราฟ ภาษาที่ง่าย และการตอบโต้ที่รวดเร็ว เป็นต้น

              5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร (Customization ) การตัดสินใจของผู้บริหารส่วนใหญ่จะมีความสัมพันธ์ต่อพนักงานอื่นและต่อการดำเนินธุรกิจขององค์การ ซึ่งเป็นสิ่งที่นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer ) ต้องคำนึงถึงในการพัฒนา EIS เพื่อให้สามารถพัฒนา EI S ที่มีศักยภาพสูงมีประสิทธิภาพดีเหมาะสมกับการใช้งานและเป็นแบบเฉพาะสำหรับผู้บริหารที่จะเข้าถึงข้อมูลได้ตามต้องการ เช่น ข้อมูลใดที่เป็นที่ต้องการของผู้บริหารอย่างมาก หรือมีการเรียกมาใช้บ่อยควรออกแบบให้มีขั้นตอนการเข้าถึงที่ง่าย สะดวก และรวดเร็ว เช่น โดยการกดปุ่มบนแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ปุ่ม หรือการเคลื่อนที่และการใช้งานเมาส์ (Mouse )บนจอภาพ หรือการสั่งงานด้วยเสียงพูด ซึ่งต่างจากนระบบสารสนเทศสำหรับบุคลากรระดับอื่นในองค์การที่ต้องมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมากกว่าในการเข้าถึงข้อมูลลักษณะเดียวกัน เป็นต้น

9. ข้อดีและข้อจำกัดในการนำ  EIS   มาใช้งานในองค์การมีอะไรบ้าง?

     ตอบ           

ข้อดี	ข้อจำกัด
-ง่ายต่อการใช้งานของผู้ใช้ โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง	-มีข้อจำกัดในการใช้งาน เนื่องจาก EIS ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อใช้งานเฉพาะอย่าง
-ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้อย่างลึกซึ้งในเรื่องคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ	-ข้อมูลละการนะเสนออาจจะไม้สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริหาร
-ค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้ในเวลาสั้น	-ยากต่อการประเมินประโยชน์ และผลตอบแทนที่องค์การจะได้รับ
-ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจสารสนเทศที่นำเสนออย่างชัดเจน	-ไม่ถูกพัฒนาให้ทำการประมวลผลที่ซับซ้อนและหลากหลาย
-ประหยัดเวลาในการดำเนินงาน	-ซับซ้อนและยากต่อการจัดการข้อมูล
-สามารถติดตามและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ	-ปัญหาด้านการรักษาความลับของข้อมูล

10. ท่านมีความเห็นว่ามีการประยุกต์ EIS ในองค์การในประเทศบ้างหรือไม่? จงอธิบายพร้อมยกตัวอย่าง

     ตอบ   มี     ปัจจุบันพัฒนาการและการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในองค์การ ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั้งโดยทางตรงและทางอ้อม ซึ่งก่อให้เกิดความท้าทายแก่ผู้บริหารในอนาคตให้นำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ธุรกิจ โดยผู้บริหารต้องมีความรู้ ความเข้าใจ และวิสัยทัศน์ต่อแนวโน้มของเทคโนโลยี เพื่อให้สามารถตัดสินใจนำเทคโนโลยีมาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่าง

1. การปรับปรุงรูปแบบการทำงานขององค์การ

2. การสนับสนุนการดำเนินงานเชิงกลยุทธ์

3. เครื่องมือในการทำงาน

4. การเพิ่มผลผลิตของงานโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

5.เทคโนโลยีในการติดต่อสื่อสาร